A importante arte de saber dizer não
– “Sim, pode deixar” – disse Juliana com um sorriso amarelo para seu chefe. Não tinha como dizer não. Enquanto ela voltava para sua mesa fazia uma lista mental de todas as tarefas que precisava deveria concluir ainda naquele dia. Seu chefe queria um relatório de status do projeto Groove, o mais importante do departamento e do qual Juliana era a líder. Ao passar pelas mesas dos colegas avistou o Vieira, para quem ela estava devendo aquele levantamento de fornecedores. Desviou o caminho para não passar perto da Sheila, que já tinha cobrado de Juliana a data da reunião com os americanos. Chegou em sua mesa e pouco depois, Marcos, o Gerente Técnico, se aproximou:
– “Juliana, você tem aqueles dados sobre os testes da semana passada? Estou precisando para concluir uma proposta.”
– “Ok, já vejo!” – disse ela sem pensar muito. Passou os próximos 45 minutos levantando os dados. Não era para ter demorado tanto. Assim que enviou para Marcos, tocou seu telefone. Era seu chefe com uma voz grave.
– “Juliana, onde está o relatório do projeto Groove? Estou com o Diretor de Operações e preciso dele agora pois estamos em um call com o pessoal da Matriz!”
Ela não tinha nem começado a fazer. Não sabia o que responder. Olhando em volta avistou Marcos, o Gerente Técnico, que estava conversando animadamente com algumas pessoas perto do bebedouro. Não parecia estar com muita pressa para usar os dados que ela acabara de levantar.
Um caso quase fictício
Este é um caso (quase) fictício baseado nas histórias reais de muitos profissionais que diariamente recebem demandas de diferentes pessoas e que precisam por conta própria definir como e quando farão seu trabalho. No caso de Juliana, ela não deveria ter aceito fazer o levantamento para Marcos naquele exato momento, mesmo porque ele pareceu ao final não precisar dele imediatamente. Assim, ao dizer sim para a tarefa que Marcos lhe deu deixou de fazer todas as outras que tinha. Um erro básico de priorização.
Pessoas que dizem sim o tempo todo para todos acabam sobrecarregadas, e consequentemente não entregam tudo o que prometem nos prazos e nível de qualidade esperados. Muitas destas pessoas conscientemente sabem disso, e ainda assim são incapazes de dizer não para algumas tarefas para poderem priorizar outras. As causas deste comportamento são muitas. Pode ser uma vontade de agradar a todos (ou o receio de desagradar), um desejo de se sentir útil a todos, ou ainda um receio de passar por incompetentes. Independente do motivo, o resultado de dizer sim o tempo todo é um só: sobrecarga e frustração. Saber dizer não é uma das principais dificuldades das pessoas que participam de meus treinamentos de Gestão do Tempo.
Dizer não, na verdade, é negociar
O que fazer para dizer não de forma a não desagradar ou minimizar os impactos de dizer este não? Devemos dizer não para o prazo, e não para a tarefa ou para a pessoa. Se você tiver o tempo apropriado pode praticamente fazer virtualmente qualquer tarefa, mesmo as que não domina. Se tornar membro do Cirque Du Soleil? Difícil em 100 dias mas seria mais fácil em 100 meses. Projetar um prédio sozinho? Em 12 semanas provavelmente não dá, principalmente sem a formação adequada, mas em 12 anos me parece viável. Estes são exemplos extremos para demonstrar que o prazo é componente vital na decisão de dizer sim ou não para uma tarefa. Portanto, para ponderar se pode ou não pode fazer uma tarefa, e consequentemente trabalhar como dizer não, é importante saber qual o prazo exato que a outra pessoa espera.
Ao buscar entender e negociar prazos concretos para as tarefas você terá melhores condições para negar algumas tarefas, ou melhor, seu prazo. “Para hoje? Infelizmente não terei como, pode ser para amanhã à tarde?”, é uma frase menos contundente do que um simples “Não vai dar”. Obviamente para chegar ao nível de negociar prazos mais concretos, e cumpri-los, você deve ter suas tarefas mapeadas e programadas. Dessa forma, o maior desafio em saber dizer “não” é ter uma boa gestão sobre seu trabalho para poder chegar ao nível de negociar prazos, e depois cumpri-los.
Desejo a você foco no que realmente importa em seu trabalho e em sua vida!
