Quer uma melhor gestão do tempo?
Quer uma melhor gestão do tempo?
Deixe-me adivinhar: você perde um tempão todos os dias apagando incêndios, resolvendo urgências que surgem o tempo todo. Várias vezes tem de fazer retrabalho pois as outras pessoas não entendem direito o que você pediu. Participa de várias reuniões, a maioria delas improdutivas ou simplesmente desnecessárias. Seu chefe te passa várias atividades, todas prioritárias, obviamente. Tem um monte de prioridades para lidar ao mesmo tempo, recebe cobrança de todos os lados, e sente uma enorme dificuldade em dizer não para outras pessoas mesmo quando isto te sobrecarrega. Como resultado, você chega no final do dia tendo trabalhado muito mas fica com a sensação de que não fez nada. Sim, você tem um problema de gestão do tempo.
Priorizar é decidir o que fazer primeiro ao mesmo tempo em que você decide o que não fazer.
Gestão do tempo é uma expressão conhecida mas que não explica direito o que realmente é. Você não gerencia seu tempo, isto é impossível. Um recurso que não temos poder de escolher se gastaremos ou não é impossível de ser gerenciado. Você gasta tempo independentemente de sua vontade, fazendo com que o recurso a ser gerenciado não seja o tempo. Você gerencia a você mesmo. Para fazer a sua gestão do tempo, ou melhor, a gestão de si mesmo, é imprescindível saber priorizar. Para líderes é ainda mais importante. Como é que você vai gerenciar outras pessoas se não consegue gerenciar a si mesmo?
Priorização, a pedra fundamental da gestão do tempo
Muitas metodologias para uma melhor gestão do tempo dão ênfase às técnicas de planejamento, uso de ferramentas, agendas ou dicas de produtividade. Não poderiam estar mais erradas. Esse enfoque no lado hard da gestão do tempo faz com que o tema seja considerado chato ou que “engessa” as pessoas. Entenda que nem o melhor app, ferramenta ou técnica vai te salvar se você não souber priorizar. O problema é que priorizar não é uma técnica, mas sim um comportamento.
Priorizar é decidir o que fazer primeiro ao mesmo tempo em que decide o que não fazer. Quando você diz sim pro seu chefe e começa a fazer uma atividade agora, você adiou executar todas outras atividades. Priorizou algo que não deveria e nem se deu conta. Tomou uma decisão no piloto automático, pois muitas pessoas acreditam sem nem se dar conta, que sempre se deve dizer sim pro chefe. Esqueça de vez aquele papo de “profissional multitarefa” isso não existe. Se está fazendo uma atividade, não está fazendo outra. Decidir de forma consciente que não fará uma atividade em detrimento de outra mais importante é saber priorizar.
Comportamento supera a técnica para obter uma melhor gestão do tempo
Já vi autores famosos de livros de gestão do tempo darem uma ênfase excessiva na técnica. Alguns até alteraram a Matriz ABCD para tentar criar um método “inédito” e vender um software baseado nele. Repito: nem o melhor app vai te salvar se você não souber priorizar. Portanto, gestão do tempo envolve estar atento aos comportamentos nocivos e muitas vezes são até valorizados pelas empresas e gestores.
Fazer um trabalho com qualidade é importante, mas gastar tempo excessivo em tarefas triviais pode ser perfeccionismo. Não saber dizer não pode fazer com que você fique sobrecarregado. Ir a todas as reuniões que te convidam sem analisar a real necessidade pode ser um grande desperdiçador de tempo. Um má comunicação invariavelmente trará problemas para você, sua equipe, seu chefe e seus colegas de trabalho. Não saber delegar de forma efetiva vai te sobrecarregar e impedir sua progressão de carreira, principalmente se for gestor.
Em meus treinamentos presenciais e online de Gestão do Tempo abordo todas estas questões comportamentais que impactam sua produtividade, a entrega de resultados, e uma melhor qualidade de vida. Uma melhor gestão do tempo envolve suas 24 horas por dia, não somente aquelas dedicadas ao seu trabalho. Por exemplo, alimentação, sono e exercícios físicos são aspectos que impactam nossa saúde e longevidade, mas também nossa disposição para resolver problemas, concentração e inteligência emocional. Em última instância estes fatores também impactam em nossa produtividade e qualidade de trabalho.
Existe um “segredo” de uma melhor gestão do tempo?
Muitas pessoas procuram uma solução mágica para conseguirem uma melhor gestão do tempo. Se existe um segredo ele envolve estar atento a estes comportamentos e trabalhar continuamente para aprimorá-los. Envolve também disciplina de execução, pois sem disciplina não é possível melhorar comportamentos e dar passos em direção aos objetivos. Disciplina envolve abandonar benefícios de curto prazo que em detrimento de ganhos de longo prazo. Isto nos causa desconforto pois quando abandonamos prazeres ou benefícios imediatos temos uma sensação de perda, uma vez que benefícios de longo prazo nos parecem muito distantes no tempo e corremos o risco de voltar aos hábitos anteriores.
Na gestão do tempo, criar disciplina de execução talvez seja a maior dificuldade que as pessoas enfrentam, pois exige adiar recompensas do curto para o longo prazo. Disciplina esta que é essencial na consecução do planejamento diário, semanal, mensal e de vida. Sim, um planejamento de vida é imprescindível, pois você não vai querer delegar (ou “delargar”) sua carreira e sua vida para seu atual empregador, não é mesmo?
Por fim, espero que este post lhe tenha sido útil. Confira mais sobre gestão do tempo e liderança no blog. Caso queira conversar sobre estes ou outros temas, entre em contato!
Abraços e até a próxima!
