Você não é multitarefa
Na segunda metade da década de 90, durante minha graduação em Administração, comecei a ler revistas de gestão e negócios. Acredito que foi nesta época que estas publicações falavam costumeiramente sobre o “perfil profissional do século XXI”. Este tal perfil incluía invariavelmente a necessidade de ser multitarefa, ou seja de executar diversas tarefas ao mesmo tempo. O termo multitarefa era oriundo da tecnologia, de sistemas operacionais que podiam executar tarefas em paralelo e foi incorporado no mundo dos negócios.
Milhares de profissionais no Brasil e no mundo em algum momento de suas carreiras toparam com artigos, livros e vídeos sugerindo você ser um multitarefa. E isto ajudou a criar uma legião de pessoas dispersas e sem foco.
Sua atenção é um recurso limitado
Nosso cérebro tem uma grande limitação na execução de tarefas simultâneas. Segundo este artigo na revista Nature, nossa memória de curto prazo, que é utilizada quando tentamos operar em um modo multitarefa, consegue armazenar somente quatro blocos de informação simultaneamente. Nossa atenção, ao invés de ser um balão a ser compartilhada por várias tarefas, é na verdade um caminho estreito que é utilizado pelas tarefas sendo executadas, como nos traz Daniel Goleman em seu livro Foco. Atividades complexas consomem mais deste canal de atenção, limitando drasticamente a qualidade e quantidade de tarefas que podemos executar simultaneamente.
Atividades de comunicação, por exemplo, são complexas por natureza. Elas utilizam os mesmos circuitos neurais para serem processadas, logo, a capacidade de processamento de comunicações simultâneas é extremamente limitada. Tente escrever um email enquanto fala ao telefone e você verá que não consegue prestar atenção plena nos dois. Ora você digita o email, perdendo a atenção na conversa ao telefone, ora você presta atenção na conversa e deixa suas mãos paradas no teclado. Não raro você irá transcrever no email parte da conversa que tenta ter ao telefone.
Multitarefa: a receita da improdutividade
Ao tentar executar várias coisas ao mesmo tempo você está na verdade sobrecarregando seu canal de atenção. Isto prejudica a qualidade em cada uma das tarefas, aumentando a chance de erros (e a necessidade de retrabalho), bem como demorando mais para concluir cada uma delas. O “multitarefismo” na verdade faz com que você fique pulando de uma tarefa para a outra sem concluir nenhuma. A cada troca você perde alguns minutos (talvez muitos) para recuperar a concentração na tarefa. Em meus treinamentos de gestão do tempo batizei a este comportamento de “pula-pula de tarefas”.
Trabalhou muito mas não realizou nada?
O pula-pula de tarefas leva àquela sensação no fim do dia de que não fizemos nada. Embora tenhamos ficado ocupados o dia inteiro, parece que o dia não rendeu. É significantemente mais produtivo você executar a tarefa até o fim antes de pular para a próxima. Isto porque não precisará gastar tempo adicional para se concentrar na mesma tarefa por diversas vezes e também garante uma melhor a qualidade da execução pois está com foco em somente 1 atividade.
Decida de forma consciente quando pular de tarefa
Isto significa que é errado pular de uma tarefa à outra? Não necessariamente. O problema do pula-pula de tarefas é fazer isto de forma automática, sem ponderar se a tarefa que estamos iniciando é mais importante do que a que estamos deixando para depois. O problema reside em querer ser multi tarefa, tentando fazer várias coisas ao mesmo tempo sem avaliar as reais prioridades. Se você está pulando de uma tarefa menos importante para outra mais importante, então está correto. Entretanto, na maioria das vezes esta troca não é precedida por uma análise consciente de prioridades. O piloto automático em que muitas pessoas passam seus dias de trabalho faz com que não somente elas tentem executar várias coisas ao mesmo tempo (e não consigam) mas também iniciem atividades sem importância em detrimento daquelas mais prioritárias.
Concluindo..
Ser multitarefa é um mito. Tudo que você consegue ao tentar ser multi tarefa é diminuir a atenção que está dedicando à tarefa sendo executada. Isto prejudica a qualidade da mesma e causa uma demora mais a concluí-la. Consequentemente você fica com uma sensação de que não está sendo produtivo como gostaria. Uma vida mais produtiva e menos estressante passa necessariamente pela capacidade de dedicar sua atenção plena ao que está executando. Uma tarefa de cada vez e você conseguirá melhores resultados do que tentar, atabalhoadamente, fazer tudo ao mesmo tempo.
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Eu atuo desenvolvendo pessoas há mais de vinte anos, e desde 2013 atuo como Mentor e Coach profissional. Tive a oportunidade de trabalhar com Executivos, Gerentes, Coordenadores, mas também com estagiários, profissionais liberais e empreendedores, de segmentos tão variados quanto TI, agronegócio, indústrias, startups, logística, entretenimento online e construção civil. Minha abordagem é pragmática e focada nos resultados do cliente, sem misticismos ou promessas inverossímeis. Entre em contato para conversarmos sobre seus desafios e como eu poderei ajudar!
Em meu treinamento online on demand de Gestão do Tempo abordo este e outros comportamentos nocivos à sua gestão do tempo e à sua produtividade.
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Foto por Ignacio Palomo Duarte (https://www.flickr.com/photos/3oheme/)
